Management assistent

Functie

Zelfstandig, teamgeest en nauwkeurig

Als Management assistent maak je deel uit van de pool Beheer van de instelling en ondersteun je de verantwoordelijke bij het personeels-, administratief en financieel beheer van Ombuds Brussel.

Jouw taken:

• Rekrutering: administratief beheer van sollicitatiedossiers, eerste screening van de kandidaten, praktische organisatie van testen en mondelinge gesprekken.
• Administratieve opvolging van specifieke contracten (stagiairs, studenten, vrijwilligers, …).
• Opzetten en opvolgen van HR-procedures of procedures met betrekking tot het administratief beheer van de instelling.
• Administratief beheer van personeelsdossiers (afwezigheden, ziektes, enz.).
• Opvolging van formaliteiten aangaande de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW) en het sociaal secretariaat (Persopoint).
• Administratief beheer van verzekeringscontracten.
• Opvolging van kantoorbestellingen en contacten met leveranciers.
• Aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot het beheer van het gebouw (herstellingen, technische bezoeken, opvolging van keuringen).
• Administratieve ondersteuning en secretariaatswerk voor de hele instelling: organisatie van evenementen, opstellen en verzenden van brieven, agendabeheer, opstellen van verslagen, … .
• Invoeren en opvolgen van facturen in het boekhoudsysteem.

Profiel

• Je bent houder van een bachelordiploma of gelijkwaardig, bij voorkeur in een richting die relevant is voor de functie. Bij voorbeeld : Directieassistent, Office management, Human Resource Management.
• Je hebt minstens 2 jaar relevante werkervaring.
• Je beheerst Office 365 grondig.
• Je bent vloeiend in Nederlands of Frans (min. Niv C1) en beheerst de tweede landstaal FR/NL, zowel mondeling als schriftelijk (min. Niv B1).
• Je schrijft vloeiend en zonder fouten.
• Je kan autonoom werken maar vertoont een sterke teamgeest. Je beschikt over discretie, nauwkeurigheid en flexibiliteit.

Aanbod

• Ombuds Brussel biedt een onmiddellijke indiensttreding met een contract van onbepaalde duur, op voltijdse basis. Je ontvangt hiervoor een aantrekkelijk loon, vastgelegd op basis van diploma en relevante werkervaring.
• Aangevuld met: 30 vakantiedagen/jaar + sluiting tussen Kerst en Nieuwjaar, telewerk, hospitalisatieverzekering, abonnement voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding, terugbetaling van beroepsverplaatsingen, maaltijdcheques van €8.
• Je komt terecht in een jonge en dynamische instelling, in het hartje van Brussel, vlakbij het Centraal Station.

Gelijke kansen en diversiteit

Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten, ongeacht hun persoonlijke kenmerken (zoals leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, geloofsovertuiging, handicap, nationaliteit, enz.).

Kandidaten met een handicap, leermoeilijkheden of ziekte kunnen om een redelijke aanpassing van de selectieprocedure verzoeken.

Geïnteresseerd?