Management assistent

Functie

Zelfstandig, teamgeest en nauwkeurig

Als Management assistent maak je deel uit van de pool Beheer van de instelling en ondersteun je de verantwoordelijke bij het personeels-, administratief en financieel beheer van Ombuds Brussel.

Jouw taken:

• Rekrutering: administratief beheer van sollicitatiedossiers, eerste screening van de kandidaten, praktische organisatie van testen en mondelinge gesprekken.
• Administratieve opvolging van specifieke contracten (stagiairs, studenten, vrijwilligers, …).
• Opzetten en opvolgen van HR-procedures of procedures met betrekking tot het administratief beheer van de instelling.
• Administratief beheer van personeelsdossiers (afwezigheden, ziektes, enz.).
• Opvolging van formaliteiten aangaande de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (EDPBW) en het sociaal secretariaat (Persopoint).
• Administratief beheer van verzekeringscontracten.
• Opvolging van kantoorbestellingen en contacten met leveranciers.
• Aanspreekpunt voor vragen met betrekking tot het beheer van het gebouw (herstellingen, technische bezoeken, opvolging van keuringen).
• Administratieve ondersteuning en secretariaatswerk voor de hele instelling: organisatie van evenementen, opstellen en verzenden van brieven, agendabeheer, opstellen van verslagen, … .
• Invoeren en opvolgen van facturen in het boekhoudsysteem.

Profiel

• Je bent houder van een bachelordiploma of gelijkwaardig, bij voorkeur in een richting die relevant is voor de functie. Bij voorbeeld : Directieassistent, Office management, Human Resource Management.
• Je hebt minstens 2 jaar relevante werkervaring.
• Je beheerst Office 365 grondig.
• Je bent vloeiend in Nederlands of Frans (min. Niv C1) en beheerst de tweede landstaal FR/NL, zowel mondeling als schriftelijk (min. Niv B1).
• Je schrijft vloeiend en zonder fouten.
• Je kan autonoom werken maar vertoont een sterke teamgeest. Je beschikt over discretie, nauwkeurigheid en flexibiliteit.

Aanbod

• Ombuds Brussel biedt een onmiddellijke indiensttreding met een contract van onbepaalde duur, op voltijdse basis. Je ontvangt hiervoor een aantrekkelijk loon, vastgelegd op basis van diploma en relevante werkervaring.
• Aangevuld met: 30 vakantiedagen/jaar + sluiting tussen Kerst en Nieuwjaar, telewerk, hospitalisatieverzekering, abonnement voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding, terugbetaling van beroepsverplaatsingen, maaltijdcheques van €8.
• Je komt terecht in een jonge en dynamische instelling, in het hartje van Brussel, vlakbij het Centraal Station.

Geïnteresseerd?