Assistant(e) de gestion

Fonction

Autonome, esprit d’équipe, rigoureux/-se

En tant qu’Assistant(e) de gestion, vous faites partie du pôle Gestion de l’institution et vous assistez la responsable dans la gestion du personnel, la gestion administrative et la gestion financière d’Ombuds Bruxelles.

Vos tâches à accomplir?

• Recrutements : gestion administrative des dossiers de candidatures, premier screening des dossiers de candidature, organisation pratique des tests et entretiens oraux.
• Suivi administratif des contrats spécifiques (stagiaires, étudiants, bénévoles…).
• Mise en place et suivi de procédures RH ou liées à la gestion administrative de l’institution.
• Gestion administrative des dossiers du personnel (absences, maladies, etc)
• Suivi des formalités en lien avec le Service Extérieur de Protection et de Prévention au Travail (SEPPT) et avec le secrétariat social (Persopoint).
• Gestion administrative des contrats d’assurances.
• Suivi des commandes de bureau et des contacts fournisseurs.
• Point de contact pour les questions liées à la gestion du bâtiment (réparations, visites techniques, suivi des contrôles).
• Soutien administratif et tâches de secrétariat pour l’ensemble de l’institution : organisation d’évènements, rédaction et envoi de courriers, gestion d’agendas, rédaction de PV,…
• Encodage et suivi des factures dans l’outil comptable.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier ou équivalent, de préférence dans une orientation utile pour la fonction. Par exemple: Assistant de direction, Office manager, Gestion des ressources humaines.
• Vous disposez d’au moins deux années d’expérience professionnelle pertinente.
• Vous maîtrisez parfaitement la suite Office 365.
• Vous avez une excellente maîtrise du néerlandais ou du français (niveau min. C1) et une bonne connaissance fonctionnelle de la deuxième langue nationale FR/NL, tant à l’oral qu’à l’écrit (niveau min. B1).
• Vous rédigez avec aisance et sans fautes.
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome tout en ayant un bon esprit d’équipe. La discrétion, la rigueur et la flexibilité font partie de vos qualités.

Offre

• Ombuds Bruxelles propose une entrée en fonction immédiate avec un contrat à durée indéterminée (38h/sem). Vous bénéficierez d’un salaire attrayant, déterminé sur la base du diplôme et de l’expérience professionnelle utile.
• Ce contrat est assorti des avantages suivants: 30 jours de congé par an + fermeture entre Noël et Nouvel An, télétravail, assurance hospitalisation, abonnement gratuit pour les déplacements domicile-lieu de travail en transport public ou indemnité vélo, remboursement des déplacements professionnels, chèques-repas de 8 €.
• Vous rejoindrez une institution jeune et dynamique, située en plein centre de Bruxelles, à proximité de la Gare Centrale.

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